Quy Trình Quản Lý Khách Hàng

Thiết lập và vận hành sơ đồ quy trình quản lý kho hiệu quả là yêu cầu cơ bản trong quy trình quản lý kho giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng & chất lượng hàng hóa, cải thiện hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc vận hành kho hàng càng phức tạp & khó khăn. Đó là lý do các CEO đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý kho.

Các bước trong quy trình quản lý kho hàng

Quy trình quản lý kho hàng hóa sẽ bao gồm 7 bước: Nhập kho, Lưu kho, Lấy hàng, Xuất kho, Hoàn hàng (nếu có), Kiểm kê và Báo cáo kiểm toán. Tối ưu hoá 7 bước trong quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho.

Hàng hóa sau khi được đưa về kho cần được kiểm kê, đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa. Mọi thông tin chi tiết về hàng hóa (bao gồm nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày nhập kho, số lượng, kích thước, khối lượng, màu sắc, tình trạng hàng hóa…) sẽ được lưu trữ tại phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách/excel.

Đọc thêm: Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel có còn hiệu quả

Hàng hóa tiến hành lưu kho sẽ được phân bổ vào các vị trí trong kho theo nguyên tắc đã định trước. Doanh nghiệp có thể phân chia hàng hóa lưu trữ theo khu vực:

Hoặc phân loại theo chủng loại, kích thước,… để thuận tiện cho việc lấy hàng và quản lý kho. Khi sắp xếp hàng hóa vào kho, thủ kho sẽ in tem & Dán tem lên Thùng/Pallet sản phẩm, sau đó ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ nhà kho.

Lưu ý, việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng dẫn của thủ kho cũng như nhân viên kho để đảm bảo doanh nghiệp luôn thực hiện đúng các nguyên tắc lưu kho của mình.

Tại bước này, nhân viên kho sẽ tập kết số lượng và loại hàng hóa theo đơn hàng để chuẩn bị xuất kho. Doanh nghiệp có thể thực hiện lấy hàng theo hai cách:

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ hiện đại như Pick to Light để hỗ trợ lấy hàng nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Bước 1: Bước xuất kho được bắt đầu ngay khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra hàng hóa tồn kho nhằm xác định xem số lượng trong kho có đảm bảo được yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/bán hàng hay không. Việc kiểm tra hàng tồn kho thường được doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng thông qua việc tra cứu trên các phần mềm quản lý kho hay sổ sách lưu trữ trước đó. Trong trường hợp không đủ tồn kho phục vụ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, thủ kho cần nhanh chóng lập kế hoạch nhập kho.

Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đủ số lượng xuất kho theo yêu cầu, người thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Đi kèm với đó, quản lý khu vực kho vận cũng cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ khác nhằm đảm bảo công việc xuất kho đúng theo quy định.

Bước 4: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu.

Bước 5: Kế toán kho cập nhật nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sẽ cần hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.

Hoàn trả hàng không phải là một bước bắt buộc trong quy trình quản lý kho. Bước hoàn hàng sẽ diễn ra khi chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Quá trình hoàn trả hàng cần trải qua nhiều bước. Đồng thời, hai bên mua – bán cũng phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản gồm:

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Quy trình kiểm kê gồm các bước:

Bước 1: Người quản lý cần lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần kiểm kê bao gồm: khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn.

Bước 3: Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân.

Bước 4: Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kho trên phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách.

Kiểm kê kho theo định kỳ là một bước quan trọng

Việc thống kê, báo cáo kho đóng vai trò quan trọng, khi nó là cơ sở phục vụ việc xem xét và đưa ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp.

Để công việc thống kê, báo cáo đạt hiệu quả cao nhất cũng như đáp ứng được yêu cầu cập nhật thông tin của ban quản trị, doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu báo cáo dưới đây:

Để trở thành người quản lý kho giỏi, người thủ kho cần làm gì? Đón đọc: Bật mí 5 kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho không thể bỏ lỡ

Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.

Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.

Ví dụ về đặt tên mã hàng hóa theo nguyên tắc SKU

Lợi ích việc lập sơ đồ quy trình quản lý kho

Nếu doanh nghiệp không xây dựng sơ đồ quy trình quản lý rõ ràng, bộ phận quản lý kho hàng sẽ phải đảm đương khối lượng công việc khổng lồ, rối như tơ vò. Dẫn đến những rủi ro: hàng hóa dư thừa quá nhiều hoặc hết hàng, thất thoát & hư hỏng hàng hóa, xử lý đơn hàng chậm trễ, mất uy tín,…

Ngược lại, khi sơ đồ các bước quản lý kho được kiểm soát chặt chẽ sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:

Bạn sẽ biết chính xác số lượng hàng hóa trong kho, nhập & xuất hàng hóa đúng số lượng & đúng thời điểm, lưu trữ hàng hóa an toàn, giải phóng hàng tồn kho kịp thời,… khi quy trình quản lý kho được thiết lập hiệu quả. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm các khoản chi phí: vận chuyển, hậu cần, chi chi phí lưu kho, phí khấu hao & chi phí cơ hội (đến từ việc doanh nghiệp bán chính xác sản phẩm khách hàng có nhu cầu).

Quản lý kho hàng hiệu quả giúp hạn chế tình trạng hàng hóa hư hỏng, lỗi thời, hết hạn, hao mòn không còn đảm bảo chất lượng. Đặc biệt là các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng hạn chế như thực phẩm tươi sống, sữa,…

Kiểm soát tốt kho hàng giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa, dễ dàng tìm kiếm sản phẩm trong kho để phân phối hợp lý. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có nhiều điểm bán, hệ thống các chuỗi cửa hàng, bán hàng đa kênh.

Vận hành kho hiệu quả còn giúp quy trình đóng gói, xử lý đơn hàng và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng diễn ra nhanh chóng. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng uy tín & năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hàng hóa là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên vốn lưu động trong doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp có thể bị “đóng băng” vì không có tiền để tiếp tục kinh doanh. Do vậy, khi hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, doanh nghiệp sẽ rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp bộ phận tổng hợp dữ liệu báo cáo kiểm kê kho, báo cáo kết quả kinh doanh dễ dàng hơn. Căn cứ vào đó, nhà quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch cân đối hàng hóa trong kho hợp lý, kịp thời.